Tips efficiënt emailgebruik
E-mail is vandaag de dag niet meer weg te denken uit het kantoorlandschap. Ooit (en terecht) enthousiast binnengehaald als één van de belangrijkste verworvenheden van de digitale cultuur, heeft e-mail zich in de loop der jaren echter tevens ontwikkeld tot een ergernis, een tijdvreter, een vluchthonk voor gemakzucht en een bron van ellende. Tegen spam, junk en virussen zijn de meeste systemen inmiddels aardig beveiligd. Tegen aanvallen van binnenuit meestal nog niet...
E-mail is van onbetwistbare waarde als het gaat om afspraken vastleggen, documenten selectief verspreiden, gerichte vragen stellen, waarschuwingen overbrengen, eenvoudige feiten overdragen of beschikbaarheden vaststellen. Wat dat betreft heeft e-mail in veel organisaties geleid tot het uitsterven van de secretaresse die vroeger uren zoniet dagen bezig was met de genoemde taken.
Maar er zijn ook veel kwesties waarvoor e-mail ten onrechte wordt ingezet. Het voeren van discussies bijvoorbeeld, of het delen van onverwachte ontwikkelingen, of het verspreiden van vertrouwelijke informatie, of het zonder inspraak delegeren van klussen ("over het hek gooien") . Vaak gaat het hier om onvolwassen vluchtgedrag:
- ik mail het wel naar Piet, want dan ziet hij het gelukkig morgen pas
- ik vraag het Sandra wel per mail, kan ze lekker niet tegensputteren
- als ik het forward naar iedereen ben ik er tenminste van af
- ik had je toch gemaild dat ik er niet bij kon zijn?
Tips
- Wie leert om zelfkritiek te ontwikkelen, zal al snel zulke slechte gewoontes bij zichzelf herkennen en te lijf gaan.
- Hoe vaak controleert u uw brievenbus thuis? Een keer per dag? Twee? Of elke keer als u iemand in de buurt langs ziet lopen die misschien iets in de bus zou hebben kunnen doen? Veel e-mail programma's melden met een geluidje of een icoontje de aankomst van nieuwe mail. Tientallen keren per dag. Net als de mensen die langs uw huis lopen. Het is niet meer dan hinderlijke werkonderbreking. Het uitzetten van deze meldfunctie kan u wel een half uur productiviteit per dag schelen. U moet uw mail niet bekijken elke keer als een belletje rinkelt, want dan wordt u de slaaf van de techniek. U bekijkt uw mail als het u uitkomt. Bijvoorbeeld 's ochtend vroeg, meteen na de lunch en 's avonds vlak voor u de computer uitzet. Ontwikkel daarvoor een routine, en houdt u eraan. (Natuurlijk zijn er uitzonderingen: als iemand u bij de koffieautomaat toevertrouwt dat hij net dat contract heeft toegemaild waarop u al dagen wacht...)
- Archiveer uw mail. Voorkom dat uw inbox gaat uitpuilen, zonder andere structuur dan de datum. Maak daarom eenmalig een doordacht systeem aan met mappen en rubrieken. Dat is hooguit een uurtje werk waar u jaren plezier van heeft. Maak mappen op klanten of onderwerpen/projecten. Bedenk dat u een mail ook op meer dan 1 plaats kunt bewaren. Maak een map "te doen", en archiveer daarin eventueel met een deadline erbij of plan het in uw taken.
- Handel zoveel mogelijk mail meteen bij lezing af. Dat bespaart tijd en ruimte in uw eigen geheugen!
- Minstens de helft van alle ontvangen mail hoeft niet bewaard te worden. De zindelijkste gewoonte in en om de inbox is dan ook een angstvrij gebruik van "delete".
- Maak voor grotere projecten een teammap aan op de centrale server. Zo bereikt u dat iedere betrokkene over dezelfde informatie beschikt.
- Forward geen grappen, foto's, pogingen tot humor of niet werkgerelateerde zaken. Maak zelf een standaardtekst als antwoord aan degenen die u wél met zulke ongein lastig vallen.
- Is de vorige tip u iets te streng? Spreek dan binnen uw organisatie een vaste aanhef af (bijvoorbeeld "maar dit terzijde") waarmee alle "leuke" mails vooraf kunnen worden herkend.
- Maak voor uzelf een map "Reactie" voor alle mails die u verzendt en waarop u antwoord nodig heeft. Zodra dat antwoord er is, verwijdert u de mail uit deze map.
- Bedenk dat degene aan wie u mailt ook zo'n archiveersysteem heeft. Dus als u 3 onderwerpen wilt bespreken, gebruik daarvoor 3 mails zodat elk van de 3 correct opgeborgen kan worden.
- Bedenk dat hoe handig e-mail ook is, de telefoon soms nét iets handiger is.
- Bedenk dat de impact van e-mail laag is. Voor echt belangrijke zaken is het vaak beter om even de trap of lift te nemen, en een "ouderwets" gesprek te voeren. Het lopen naar andermans kantoor is bovendien goed voor de conditie en communiceert dat u graag letterlijk moeite doet voor de ander ...
- Vermeid gemakszucht. Blijf atttent op tikvoute. Doe niet mee met de turbohiphoptaal die de jeugd in zijn SMS-verkeer hanteert, maar blijf gewoon Nederlands (of Engels) schrijven. Druk niet te snel op de send-knop: lees eerst je mail nog eens rustig door, waar mogelijk met de bril van de ontvanger op. E-mail blijkt namelijk op grote schaal te leiden tot taalverarming, gebrek aan doordachte formuleringen, slordigheid en dus misverstanden. De gedachte is kennelijk "als ze 't niet begrijpen, reageren ze wel". Geef niet toe aan deze tendens. Een e-mail is gewoon een briefje of memo dat toevallig elektronisch wordt verzonden. De ontvanger heeft recht op uw zorgvuldigheid.
- Zet controle-opties en verzoeken om een leesbevestiging uit. Het zijn onsympathieke middelen – bijna inbreuken in de privacy, zeggen sommigen – die bovendien leiden tot nóg meer post.
- Bespreek met Van Soest/Koedam de mogelijkheden om deze en andere mailaspecten van het individueel functioneren mee te nemen in uw PEP®-trainingen. Een doordacht gebruik van programma's als Outlook kan heel veel tijd – en dus geld – schelen, en wij snijden onze adviezen graag toe op uw software, uw bedrijfsgewoontes, uw infrastructuur en uw behoeften.
Omhoog